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Jornada do Tomador: Contrasync
Visao Geral
Este documento mapeia a jornada completa de um tomador (empresa contratante) na Contrasync, desde a criacao da conta ate a gestao diaria de Prestadores de serviço. Usamos como exemplo a TechForce, uma software house com 40 funcionarios que contrata 25 desenvolvedores PJ.
Fase 1: Cadastro e Configuracao Inicial
Etapa 1.1: Criar Conta
- Rafael (CTO da TechForce) acessa contrasync.com e clica em "Criar conta"
- Escolhe login via Google (OAuth 2.0), 2 cliques, sem preencher formulario
- Completa seu perfil: nome, cargo, telefone
Tempo estimado: 2 minutos
Etapa 1.2: Criar Empresa
- Rafael cria a empresa "TechForce Solucoes Ltda"
- Preenche: razao social, CNPJ, endereco, logo
- Define configuracoes iniciais da empresa
Tempo estimado: 5 minutos
Etapa 1.3: Convidar Equipe
- Rafael convida Camila (RH) e Marcos (Financeiro) para a plataforma
- Define papeis: Camila como Gestora, Marcos como Membro com acesso a horas e compliance
- Cada convidado recebe email com link de acesso
Tempo estimado: 3 minutos
Resultado da Fase 1
- Conta criada e empresa configurada
- Equipe com acesso e papeis definidos
- Pronto para comecar a gerenciar Prestadores de serviço
- Tempo total: ~10 minutos
Fase 2: Configuracao de Templates e Workflows
Etapa 2.1: Criar Template de Contrato
- Camila acessa o modulo de Templates
- Faz upload do modelo DOCX que o juridico da TechForce ja usa
- Mapeia variaveis dinamicas via drag-and-drop:
[tomador.razaoSocial]→ razao social da TechForce[prestador.razaoSocial]→ razao social do prestador[prestador.cnpj]→ CNPJ do prestador[contrato.valorHora]→ valor/hora negociado[contrato.vigencia]→ periodo de vigencia
- Salva template "Contrato de Prestacao de Servicos: Dev PJ"
Tempo estimado: 15 minutos (uma vez; depois reutiliza)
Etapa 2.2: Criar Workflow
- Camila cria workflow "Contratacao Dev PJ"
- Configura etapas:
- Documentos obrigatorios: Cartao CNPJ, Contrato Social, Comprovante de Endereco
- Template padrao: Contrato de Prestacao de Servicos: Dev PJ
- Revisor: Camila (RH)
- Grupos de assinatura:
- Grupo 1 (interno): Rafael (CTO)
- Grupo 2 (externo): Prestador
- Salva workflow
Tempo estimado: 10 minutos (uma vez; depois reutiliza)
Etapa 2.3: Configurar Compliance
- Marcos configura fluxo de compliance mensal:
- Etapa 1: Nota fiscal, prazo: dia 5 de cada mes, validador: Marcos
- Etapa 2: Comprovante de pagamento INSS, prazo: dia 10, validador: Marcos
- Etapa 3: Certidao negativa, prazo: trimestral, validador: Camila
- Ativa notificacoes automaticas 3 dias antes de cada prazo
Tempo estimado: 10 minutos (uma vez; depois reutiliza)
Resultado da Fase 2
- Compliance configurado com prazos e validadores
- Workflow padronizado para toda contratacao PJ
- Template pronto para gerar contratos quando necessario
- Tempo total: ~35 minutos (investimento unico)
Fase 3: Primeiro Contrato
Cenario
TechForce vai contratar Lucas Mendes, desenvolvedor senior full-stack, como PJ. Valor: R$ 150/hora, vigencia de 12 meses.
Etapa 3.1: Iniciar Contrato via Workflow
- Camila seleciona workflow "Contratacao Dev PJ"
- O sistema guia pelas 6 etapas:
Etapa 1: Partes
- Tomador: TechForce Solucoes Ltda (ja preenchido)
- Prestador: adiciona Lucas Mendes (busca ou cadastra novo)
Etapa 2: Modelo
- Seleciona template "Contrato de Prestacao de Servicos: Dev PJ"
- Variaveis sao preenchidas automaticamente com dados das partes
- Camila preenche variaveis customizadas: valor/hora = R$ 150, vigencia = 12 meses
Etapa 3: Documentos
- Sistema lista documentos obrigatorios definidos no workflow
- Camila pode adicionar documentos extras se necessario
Etapa 4: Revisao
- Camila visualiza o contrato com todas as variaveis substituidas
- Verifica se os dados estao corretos
- Aprova ou solicita correcoes
Etapa 5: Upload
- Se necessario, faz upload de documentos adicionais (anexos, aditivos)
Etapa 6: Assinatura
- Configura posicionamento dos campos de assinatura e rubrica
- Define grupos: Rafael assina primeiro (interno), Lucas assina depois (externo)
- Envia para assinatura
Tempo estimado: 10 minutos
Etapa 3.2: Assinatura Interna
- Rafael recebe notificacao na plataforma e por email
- Abre o contrato, revisa rapidamente
- Assina digitalmente com um clique
- Sistema registra: data, hora, IP, dispositivo
Tempo estimado: 2 minutos
Etapa 3.3: Assinatura do Prestador
- Lucas recebe email com link para assinar
- Acessa a plataforma (ou cria conta se for a primeira vez)
- Visualiza o contrato completo
- Assina digitalmente
- Contrato finalizado com trilha de auditoria completa
Tempo estimado: 5 minutos
Resultado da Fase 3
- Contrato criado, revisado e assinado digitalmente
- Trilha de auditoria completa
- Todos os documentos centralizados
- Tempo total: ~17 minutos (vs 2-5 dias no processo manual)
Fase 4: Onboarding do Prestador
Etapa 4.1: Enviar Link de Onboarding
- Camila gera link de onboarding para Lucas
- Link e enviado por email com instrucoes
Etapa 4.2: Prestador Completa Onboarding
- Lucas acessa o link (autenticacao por token, sem precisar de conta previa)
- Preenche dados cadastrais: razao social, CNPJ, dados bancarios, contato
- Faz upload dos documentos obrigatorios: cartao CNPJ, contrato social
- Dados ficam automaticamente disponiveis na plataforma
Etapa 4.3: Validacao pelo Tomador
- Camila recebe notificacao de que Lucas completou o onboarding
- Revisa documentos enviados
- Aprova ou solicita correcoes
Resultado da Fase 4
- Prestador cadastrado com todos os dados e documentos
- Pronto para iniciar trabalho e lancar horas
- Tempo total: 10 minutos (prestador) + 5 minutos (tomador)
Fase 5: Gestao Diaria
Rotina Diaria: Rafael (CTO)
| Horario | Acao | Modulo |
|---|---|---|
| 09:00 | Abre dashboard, ve acoes pendentes de prestadores | Dashboard |
| 09:05 | Aprova 2 solicitacoes de horas retroativas | Horas |
| 09:10 | Verifica compliance e status geral dos prestadores | Prestadores |
Rotina Semanal: Camila (RH)
| Dia | Acao | Modulo |
|---|---|---|
| Segunda | Revisa novos onboardings pendentes | Onboarding |
| Quarta | Verifica compliance de todos os prestadores | Compliance |
| Sexta | Gera relatorio semanal de horas | Horas |
Rotina Mensal: Marcos (Financeiro)
| Periodo | Acao | Modulo |
|---|---|---|
| Dia 1-5 | Acompanha recebimento de notas fiscais | Compliance |
| Dia 5-10 | Valida notas fiscais recebidas | Compliance |
| Dia 10-15 | Cruza horas aprovadas com valores das notas | Horas + Compliance |
| Dia 15-20 | Fecha pagamentos | Externo |
Fase 6: Escala
De 5 para 25 Prestadores
Com workflows e templates configurados, adicionar novos prestadores e repetir o mesmo processo:
- Criar contrato via workflow existente (10 min)
- Enviar link de onboarding (2 min)
- Prestador completa onboarding (10 min)
- Validar documentos (5 min)
- Pronto para trabalhar
Tempo por novo prestador: ~27 minutos (vs dias no processo manual)
Com 25 Prestadores Ativos
| Indicador | Sem Contrasync | Com Contrasync |
|---|---|---|
| Tempo para novo contrato | 2-5 dias | 17 minutos |
| Lancamento de horas | Planilha (sem controle) | Portal (com aprovacao) |
| Compliance mensal | Email + cobranca manual | Automatico com prazos |
| Visibilidade | Fragmentada | Dashboard centralizado |
| Risco juridico | Alto | Minimizado |
Marcos de Sucesso (Milestones)
| Marco | Indicador | Tempo Esperado |
|---|---|---|
| Plataforma configurada | Empresa, template, workflow criados | Dia 1 |
| Primeiro contrato assinado | Contrato completo com assinatura digital | Dia 1 |
| Onboarding do primeiro prestador | Prestador com dados e documentos na plataforma | Dia 1-2 |
| Primeiro mes de horas | 30 dias de lancamentos aprovados | Mes 1 |
| Compliance rodando | Primeiro ciclo de compliance completo | Mes 1 |
| Escala | 10+ prestadores ativos na plataforma | Mes 2-3 |
Checklist de Implementacao
- [ ] Criar conta e empresa
- [ ] Convidar equipe (RH, financeiro, gestores)
- [ ] Criar templates de contrato (pedir ao juridico)
- [ ] Configurar workflows por tipo de contratacao
- [ ] Configurar fluxos de compliance
- [ ] Criar primeiro contrato (piloto)
- [ ] Fazer onboarding do primeiro prestador
- [ ] Validar fluxo completo de horas (1 semana)
- [ ] Validar fluxo completo de compliance (1 mes)
- [ ] Migrar demais prestadores para a plataforma