Contratos

Objetivo: levar um acordo entre partes da primeira linha de rascunho até a renovação.

O que faz: define perspectiva, partes, modelo, documentos, revisão, negociação, onboarding, assinatura e vigência. O que NÃO faz: não cobra nem emite nota, que têm módulos próprios.

Quem é quem: a perspectiva do contrato

Todo contrato guarda uma perspectiva: a empresa logada pode entrar nele como tomadora (quem contrata) ou como prestadora (quem entrega). Não é uma característica da conta. A mesma empresa é tomadora num contrato e prestadora em outro.

• A perspectiva vem do fluxo escolhido (no passo de Partes do editor de fluxos) e o contrato a herda.
• Empresa tomadora: a contraparte é a prestadora e aparece em Equipe.
• Empresa prestadora: a contraparte é o cliente e aparece em Clientes.
• O papel de cada parte fica gravado no contrato (Tomador, Prestador ou Neutra). Não é deduzido na hora de ler.
• Quem é dono do contrato e quem paga o plano continua sendo a empresa logada, em qualquer perspectiva.

Os modelos ficam neutros: o texto usa variáveis por papel, então o mesmo modelo serve nos dois sentidos.

Partes

Cada parte é pessoa jurídica ou pessoa física, e um contrato não mistura os dois na mesma posição. Nenhum fluxo é exclusivo de PJ.

• PJ: razão social, nome fantasia, CNPJ, e-mail, telefone e endereço.
• PF: nome completo, CPF, data de nascimento, e-mail, telefone e endereço.

A contraparte é cadastrada pela empresa (não pelo usuário logado) e não precisa de login próprio. Ela é a identidade do ator no contrato: cobrança, PDFs, assinaturas, horas e notas se referem sempre a ela.

Quando a pessoa já existe na plataforma. A busca por documento encontra o registro mesmo que ele tenha sido criado por outra empresa, e os dados aparecem mascarados. Se o cadastro manual for usado com um CPF que já existe, a pessoa é reaproveitada desde que o e-mail informado seja o mesmo do cadastro original; nesse caso nenhum registro novo é criado e nada de novo é revelado. Se o CPF existir com outro e-mail (ou o e-mail existir com outro CPF), o cadastro é recusado com o aviso de qual dado precisa bater. Ver Team.

No plano grátis cabem até 2 contrapartes por contrato; nos planos pagos são ilimitadas. O limite só vale na hora de incluir: contratos que já passaram dele (depois de um downgrade, por exemplo) continuam valendo, mas não recebem partes novas. Contrato-filho de aditivo, distrato ou substituição herda as partes do pai sem passar pelo limite. Ver Planos.

Compliance e nota para pessoa física

Não existe árvore fixa de documentos para PF. Quem monta o contrato escolhe o que faz sentido (comprovante de residência, RG, CNH). A exigência de nota também é decisão de quem contrata: nota, recibo ou nada, conforme o enquadramento combinado fora do sistema.

Vigência

O contrato tem um período de vigência, ajustável enquanto ele não chega a uma situação final. A vigência pode ter data de término ou ser indeterminada, e contrato indeterminado não vence.

Nas listagens, contrato com vigência indeterminada aparece como início mais Indeterminado, nunca como traço. Traço fica reservado para contrato que ainda não tem data de início.

Situações do contrato

Situação	O que significa
Rascunho	Em edição
Partes	Definindo quem participa
Modelo	Escolhendo o modelo e preenchendo variáveis
Documentos	Configurando os documentos
Em revisão	Com os revisores
Onboarding de prestador	Pronto, esperando o envio à contraparte
Onboarding em preenchimento	A contraparte está preenchendo e enviando
Assinatura	Configurando quem assina
Assinatura em andamento	Coletando assinaturas
Aguardando início	Todo mundo assinou, a vigência ainda não começou
Ativo	Dentro da vigência
Finalizado	Encerrado antes do vencimento
Vencido	A vigência expirou
Cancelado / Arquivado	Cancelado ou tirado das listagens

Excluir ou arquivar

Excluir apaga o contrato e o histórico dele. Arquivar tira das listagens de trabalho e preserva tudo.

• Contrato que já recebeu pelo menos uma assinatura nunca é excluído, só arquivado. Vale mesmo com a coleta em andamento e só um signatário assinado. Isso guarda a prova da assinatura e impede zerar o consumo do plano grátis apagando contrato assinado.
• Contratos concluídos, ativos, finalizados ou vencidos também não são excluídos, mesmo sem assinatura registrada.
• Contratos ainda sem assinatura (do rascunho até o envio, mais cancelados e arquivados) podem ser excluídos.
• Quando a exclusão está bloqueada, a plataforma oferece Arquivar no lugar.
• Arquivar não apaga nada: desarquivar devolve o contrato para rascunho, e ele continua contando na cota vitalícia do plano grátis se já tiver assinatura.

Documentos

Cada documento define nome, tipo, formatos aceitos e instruções. São de dois tipos: upload (a parte envia) ou download (a parte baixa, assina no papel e devolve).

O caminho da criação

O contrato percorre até seis etapas. Quais existem e em que ordem vem do fluxo escolhido.

1. Partes

Quem participa, com dados cadastrais e papel. A perspectiva vem do fluxo: se a empresa é a prestadora, quem se cadastra aqui é o cliente; se é a tomadora, é o prestador.

2. Modelo

Escolha do modelo, variáveis e termos. Variáveis que a contraparte preenche aparecem marcadas, e o formulário pode ser enviado ao responsável dela.

Editar o documento do contrato. Além de visualizar, dá para editar o documento daquele contrato num editor estilo Word, por grupo ou por parte, sem tocar no modelo original. Ao salvar, a cópia fica congelada: as variáveis entram com o valor atual e alterar uma variável depois não sobrescreve o texto editado. A cópia editada é a que vale na revisão e na assinatura. Sempre é possível regenerar do modelo para descartar a edição. Editar exige o rascunho já salvo.

Histórico do documento. Toda alteração relevante vira uma versão, marcada com a fase em que aconteceu (modelo, revisão ou negociação) e com a origem quando veio de um comentário aplicado. Dá para restaurar qualquer versão: o conteúdo atual entra no histórico como uma nova versão, nada se perde.

3. Documentos

Quais documentos a contraparte envia ou devolve assinados, com formatos e instruções.

4. Revisão

Resumo do contrato e revisores.

Revisão por link. Cada revisor recebe um link por e-mail, sem login, que já sabe qual é o contrato, quem é o revisor e de que empresa ele vem. O link vale 7 dias e é o mesmo durante todo o ciclo. Ler o contrato, ver comentários e ver revisores não exige verificação. Comentar, aprovar ou rejeitar exige um código de 6 dígitos por e-mail (10 minutos de validade, reenvio depois de 60 segundos). Contrato em situação final bloqueia o link.

Avisos. O revisor recebe convite ao ser adicionado. Comentário, aprovação e rejeição avisam os demais revisores, por e-mail e no app. Entrar ou sair da lista de revisores não dispara aviso aos outros.

Comentários. Um comentário resolvido trava novas respostas naquela linha. Aplicar a sugestão fecha o comentário e registra a resposta.

Análise da Zelor. Quando o contrato entra em revisão, a Zelor lê os documentos de todas as partes em segundo plano e devolve um parecer, aprovado ou com pontos de atenção, comentando igual a um revisor humano. A análise roda na transição para a revisão, não a cada vez que alguém abre a tela: quem chega depois já encontra o resultado. Cada item guarda o resultado pelo conteúdo analisado, então texto que não mudou é reaproveitado, e há um botão para refazer a análise item a item. A análise depende do plano com IA autônoma; sem ele, a plataforma mostra a ação e oferece o upgrade em vez de esconder.

No app. A etapa de revisão lista cada documento em cards com situação, progresso das validações e contagem de comentários. Tocar num item abre revisores, comentários unificados e histórico. Tocar num revisor abre o documento em A4 fiel ao web, com marcadores de comentário. Selecionar um trecho cria comentário; tocar no marcador abre o comentário. Aprovar e reprovar ficam no rodapé, só para o revisor logado. Comentários viram thread de chat, com a mensagem principal fixa no topo e as ações de quem conduz o contrato (abrir o assistente, abrir o editor, marcar como aplicada, recusar).

5. Negociação

Antes de mandar para revisão, onboarding ou assinatura, a plataforma oferece abrir uma negociação com as demais partes: elas propõem alterações de redação e a empresa aceita ou recusa. Uma negociação aberta bloqueia esses três avanços até ser encerrada. Detalhes em Negociação.

6. Onboarding da contraparte

Aparece sozinha quando o contrato exige alguma coisa da contraparte (variável para ela preencher ou documento de download). Fica sempre logo antes da assinatura, e tem dois momentos:

• Onboarding: quem conduz o contrato vê, em abas de Formulário e Upload, exatamente o que a contraparte vai receber. Nenhum e-mail saiu ainda. A ação é "Iniciar onboarding".
• Preenchimento: depois de iniciar, cada contraparte recebe o link por e-mail e a ação vira "Configurar assinaturas", liberada quando estiver tudo aprovado. Cada cartão permite reenviar individualmente.

Aprovar e rejeitar. Na aba de Formulário aparece a prévia do contrato com os valores preenchidos e a lista de campos com Aprovar e Rejeitar. Na aba de Upload, dá para abrir cada documento, navegar entre eles e decidir. Rejeitar pede o motivo e dispara e-mail ao responsável. Só se avança para a assinatura com formulário e uploads aprovados.

7. Assinaturas

Coleta das assinaturas internas e externas, com acompanhamento por signatário.

Ordem das etapas. A assinatura respeita a sequência configurada. Cada signatário pertence a uma etapa, e uma etapa só abre quando todas as anteriores terminam. Sem fluxo de assinatura, cada signatário é uma etapa, na ordem em que aparece. Com fluxo, uma etapa pode reunir vários signatários com quórum: todos assinam, basta um, ou um mínimo de N. Quem está numa etapa futura não consegue assinar antes da vez.

Para quem o convite vai. Quando o signatário é uma empresa, o convite vai para o responsável legal dela; só se ela não tiver responsável é que o e-mail cai no endereço da empresa. O painel de assinatura mostra exatamente o endereço que vai receber, para não haver dúvida sobre o destino.

Aviso só para a etapa atual. Ao iniciar, apenas os signatários da etapa ativa recebem e-mail. Quando a etapa fecha, os da próxima são avisados automaticamente. Lembrete manual e lembrete automático também só alcançam a etapa atual.

Prévia do fluxo. Com fluxo de assinatura configurado, a tela mostra as etapas com a atual destacada (concluída, em andamento, aguardando). Na assinatura simples, mantém as colunas por parte. Nos dois casos as ações respeitam a etapa corrente.

Onde a assinatura cai no papel. No editor de fluxo de assinatura, cada membro pode ter campos de assinatura e rubrica posicionados sobre a prévia do modelo (arrastar, mover, redimensionar, remover). Campos de outros membros ficam esmaecidos para evitar sobreposição, e não dá para salvar sem posicionar todos os membros dos grupos que não são "Partes".

Depois de assinado. O detalhe do signatário mostra a confirmação e o download do PDF assinado.

Provas da assinatura

• Localização: a captura da localização é obrigatória no momento de assinar. Sem a permissão, a assinatura não acontece. A localização fica guardada junto da assinatura.
• Código de verificação: antes de assinar, o signatário confirma a identidade com um código de 6 dígitos enviado por e-mail. O código vale 10 minutos, o reenvio libera depois de 60 segundos, e a verificação é obrigatória.
• Cópia para todo mundo: concluídas todas as assinaturas, cada signatário recebe um e-mail com o link para baixar o documento assinado, com nome do contrato, empresa e data de conclusão.

Vários modelos no mesmo contrato

Um contrato pode usar mais de um modelo. Cada um gera os próprios PDFs, um por parte, com variáveis atribuídas por modelo. Na assinatura, os documentos aparecem com progresso individual e o signatário assina cada um separadamente.

Onde os contratos aparecem

• Listagem: filtros por situação, progresso e busca, com duas visualizações: tabela paginada e kanban com colunas por etapa, sem paginação.
• Linha do tempo: os contratos distribuídos no tempo por dia, mês ou ano, agrupados por contrato ou por prestador, com quanto falta para vencer.
• Contratos em risco: o que vence em N dias e o retrato de vigência da empresa.
• Contratos legados: o acervo antigo importado, em Contratos legados.

Exemplos

• Feliz: empresa cria contrato com uma PJ, revisores aprovam, a contraparte preenche e envia documentos, todos assinam e o contrato fica ativo.
• Borda: contrato com pessoa física, com os documentos de compliance escolhidos caso a caso.
• Borda: empresa cria o contrato como prestadora; a contraparte vira cliente e passa a aparecer em Clientes.
• Falha: tentar avançar para a assinatura com um documento da contraparte ainda não aprovado.

Vigência e renovação

Cada contrato pode ter renovação configurada, guardada em separado, sem duplicar as datas que o contrato já tem.

• Estratégias: sem renovação, mesmos termos, reajuste por índice (IPCA, IGPM, INPC) ou negociação (que nunca renova sozinha).
• Alertas escalonados: D-90, D-60, D-30, D-15, D-7, D-1 e D+1, configuráveis por empresa, sem repetir o mesmo aviso. O responsável é avisado por e-mail, WhatsApp e no app.
• Até onde vai o automático: a renovação só executa sem gente no meio se a empresa ativou, o valor está abaixo do teto e não há garantia em risco. Fora disso, a plataforma prepara tudo e pede aprovação.
• Rescisão programada: dá para agendar o fim respeitando o aviso prévio mínimo de 30 dias.
• Garantias e marcos: caução, fiança, seguro e nota promissória, com alerta próprio quando estão perto de vencer.
• Painel de contratos em risco: o que vence em N dias e o retrato de vigência da empresa (quanto está estruturado, vencendo, renovando ou lapsado).

Endpoints em api/renewal-vigencia.md.

Exemplos: renovação

• Feliz: o sistema detecta o D-30, cria o contrato novo ligado ao pai e marca como renovado.
• Feliz: com reajuste, simula pelo índice do mês, aplica o novo valor e registra índice e taxa na auditoria.
• Falha: empresa configurada para renovar sozinha, mas com garantia vencida. A renovação para e chama um humano.

A Zelor na renovação

A Zelor conduz a renovação de ponta a ponta: percebe o vencimento, simula o reajuste, escreve a comunicação e agenda. Por padrão mostra uma prévia e pede aprovação.

A empresa configura o auto-piloto por tipo de ação e por valor (por exemplo, renovar sozinha contratos abaixo de um teto). Acima do limite, ou sem regra definida, sempre passa por aprovação. Toda ação automática fica na auditoria. Ver Agente Zelor.